Antragstellung online möglich – Umstellung auf digitale Akten abgeschlossen

Die für das Jugendamt zuständige Dezernentin Diana Stolz (Mitte) mit der Fachbereichsleitung des Jugendamtes im Fachbereich Amtsvormundschaft/Beistandschaft, Unterhaltsvorschuss Sabine Stupp (rechts) und die Teamleiterin der Unterhaltsvorschussstelle Tamara Teinze (links).
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Kreis Bergstraße (KB) -Die Unterhaltsvorschussstelle geht große Schritte in Richtung einer modernen, digitalen Verwaltung. Bereits seit dem Jahr 2019 ist es möglich, Anträge auf Unterhaltsvorschuss über die Kreis-Homepage online zu stellen. Es muss am Ende des Vorgangs lediglich eine Bestätigung ausgedruckt und unterschrieben werden. Denn der Antrag kann erst nach postalischem Eingang der unterschriebenen Bestätigung als eingereicht anerkannt werden, da hierfür rechtlich die Schriftform vorgesehen ist. Um die Antragsstellung noch weiter zu vereinfachen und zukünftig komplett online abwickeln zu können, wurden bereits Ende 2019 weitere Schritte hin zur elektronischen Akte und zum elektronischen Postverkehr eingeleitet. Mittlerweile konnten außerdem alle vorhandenen Papierakten eingescannt und auf eine weitgehend elektronische Bearbeitung mit digitalen Akten umgestellt werden.

Zeitgleich hat die Unterhaltsvorschussstelle als Pilotanwender zusammen mit dem Softwareentwickler das bereits bestehende Anwenderprogramm weiterentwickelt. So konnte eine moderne Web-Anwendung erschaffen werden, welche die gesamten Fachprozesse abbildet und alle aus diesem Verfahren erzeugten Dokumente direkt in der dazugehörigen elektronischen Akte ablegt.

Die Erste Kreisbeigeordnete Diana Stolz freut sich über die Fortschritte: „Die aktuelle Coronaviruspandemie zeigt, wie wichtig dieser Meilenstein auf dem Weg zu einer modernen, digitalen Verwaltung ist. Die digitalen Arbeitsschritte lassen sich von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern auch im Homeoffice problemlos umsetzen und sie können so zum Schutz ihrer Gesundheit persönliche Kontakte meiden, dennoch ihre Arbeit ausführen und den Antragstellern helfen.“

Aktuell läuft die Verarbeitung wie folgt ab: Das Team der Unterhaltsvorschussstelle führt den elektronisch übermittelten Antrag mit dem postalisch zugestellten Bestätigungsschreiben in einer digitalen Akte zusammen, indem dieses vor Ort eingescannt wird. Die Daten werden vom Anwenderprogramm übernommen und der Eingang der Dokumente und das stattgefundene telefonische Erstgespräch bestätigt. Der Bewilligungs- oder Ablehnungsbescheid wird sodann erstellt und mit elektronischer Post an die nächste Postversendestelle übermittelt. Auch Zustellungsurkunden können zwischenzeitlich elektronisch in Auftrag gegeben werden. Mit der Bewilligung im Fachprogramm wird gleichzeitig die monatliche Auszahlungsdatei für die Kasse erstellt und zu festgelegten wöchentlichen Termine durch den Administrator an die Kasse übergeben.

„Wir treiben die Digitalisierung stetig voran, um die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und Anträge noch besser bearbeiten zu können. Alle Beteiligten leisten in diesem Prozess tolle Arbeit“, so die für das Jugendamt zuständige Dezernentin Diana Stolz.

Die aktuellen Online-Services und Terminmöglichkeiten der Kreisverwaltung finden Sie unter „Online-Services“ auf der Homepage des Kreis Bergstraße (https://www.kreis-bergstrasse.de/staticsite/staticsite.php?menuid=558&topmenu=558) Mit Fragen zum Unterhaltsvorschuss, zum Stand Ihres Antrages oder für Rückfragen zu Zahlungsaufforderungen wenden sie sich per E-Mail an

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