Haupt- und Rechtsamt informiert über zahlreiche digitale Möglichkeiten

Ein gutes Beispiel für Bürgerbeteiligung ist die Bürger App, über die alle öffentliche Sitzungsunterlagen der städtischen Gremien auch für die Bürger abrufbar sind.
Foto: Stadt Viernheim

Viernheim (Stadt Viernheim) – Egal, ob es um aktuelle Veranstaltungshinweise, eine Meldung über ein defektes Straßenschild beziehungsweise eine illegale Müllablagerung oder um Informationen zu derzeitigen Projekten der Stadtverwaltung sowie politischen Beschlüssen der Kommunalpolitik geht. Das Internet bietet heutzutage viele Möglichkeiten, die Bürgerinnen und Bürger auf schnellem und einfachen Weg in das Geschehen der Stadt einzubinden.

Auch das Haupt- und Rechtsamt nutzt seit etlichen Jahren die Vorteile der Digitalisierung und bietet auf der städtischen Homepage unter www.viernheim.de verschiedene Online-Services für die Bürgerinnen und Bürger an, wie Abteilungsleiter Philipp Haas berichtet. „Ein gutes Beispiel für die Entwicklung der digitalen Prozesse ist das 2012 eingeführte Online Mängelmeldesystem AEM (Anregungs- und Ereignismanagement), über das zum Beispiel wilde Müllablagerungen, Falschparker oder sonstige Schäden im Stadtgebiet von den Bürgern gemeldet werden können.“ Das System würde, so Haas, auch rege genutzt und die Stadtverwaltung sei dankbar für jeden Hinweis, um die Mängel schnellstmöglich beseitigen zu können. Weiterer Vorteil sei, dass durch den zentralen Eingang und der vorgegebenen Formularfelder die Meldung gleich bei der zuständigen Stelle lande. Im Nachgang der Meldung kann sich die Person sogar jederzeit über den Stand der Umsetzung informieren. „Vor der Einführung des Mängelmelders war alles noch etwas umständlicher und zeitaufwendiger, vor allem für die Bürger“, erklärt Haas, da nur die Möglichkeit einer persönlichen, telefonischen oder schriftlichen Kontaktaufnahme bestand, sofern im Vorfeld die zuständige Ansprechperson ermittelt wurde.

Noch einfacher ginge mittlerweile eine Meldung mit der entsprechenden AEM-App für Smartphone oder Tablet, die bei den gängigen Stores kostenlos heruntergeladen werden könne. „Hierbei besteht sogar die Möglichkeit, gleich von unterwegs ein entsprechendes Foto über den Mängel beizufügen und den Standort per GPS zu übermitteln“, so Haas.

Nur die defekten Straßenlaternen oder Gully-Deckel müssten direkt über die Internetseite der Stadtwerke unter www.stadtwerke-viernheim.de gemeldet werden. Unter dem Menüpunkt „Service/Online Formular“ können auch dort entsprechende Meldungen vorgenommen werden.

 

Informationen über Aktivitäten der Stadtverwaltung und Beschlüsse der Kommunalpolitik

Die Stadt Viernheim lebt von der Aktivität ihrer Bürgerinnen und Bürger und einem gelungenen Zusammenspiel zwischen Politik, Verwaltung und Bürgern. Grundvoraussetzung für das bürgerschaftliche Engagement in einer Bürgerkommune wie Viernheim ist die Einbindung und Information der Bürger in politische Entscheidungsprozesse und Aktivitäten der Verwaltung. Daher informiert das Haupt- und Rechtsamt im Internet ausführlich über aktuelle oder geplante Vorhaben in der Stadt Viernheim mittels einer Vorhabenliste. Haas: „Ziel ist es, die Bürgerschaft möglichst frühzeitig über interessante und wichtige Vorhaben zu informieren. Somit solenl der Dialog und die Rückkopplung zwischen Stadt und Bürgerschaft gefördert und die Möglichkeit geboten werden, Vorhaben mitzugestalten.“ Daher gehöre auch eine Information über anschließende Beratungen und Beschlüsse zu den einzelnen Vorhaben in den politischen Gremien dazu. Wichtiges Instrument ist hier das 2005 eingeführte Ratsinformationssystem auf der Internetseite der Stadt Viernheim unter der Rubrik „Lokale Politik“, über das alle öffentliche Sitzungsunterlagen der städtischen Gremien abrufbar sind. „Früher mussten die Bürger die öffentlichen Gremiensitzungen besuchen, um sich persönlich über Vorhaben und politische Beschlüsse zu informieren oder sie erfuhren davon erst im Nachhinein in der Berichterstattung der Viernheimer Presseorgane“, erinnert sich Philipp Haas. Seit 2017 besteht für die Bürgerinnen und Bürger sogar die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen ganz bequem über die BürgerApps „iRich Bürger“ beziehungsweise „anRich Bürger“ direkt auf das Smartphone oder Tablet herunterzuladen.

Eine weitere Informationsmöglichkeit über politische Entscheidungsprozesse und Aktivitäten der Verwaltung für Bürgerinnen und Bürger bietet der Transparenzbericht der Stadt Viernheim, der 2017 erstmals erschienen ist und seitdem einmal im Jahr auf der städtischen Homepage veröffentlicht wird. Darin sind einige aussagekräftige Kennzahlen der Arbeit sowie die wesentlichen Aufgabenfelder der einzelnen Ämter und Stabstellen aufgeführt. In der Anlage zum Bericht ist ebenfalls eine Übersicht der behandelten Tagesordnungspunkte der Stadtverordneten-Versammlung des jeweiligen Jahres, gegliedert nach Themen, zu finden.

Des Weiteren sind im Bereich „Aktuelles“ auf der Seite www.viernheim.de sowie auf der Facebook-Seite viernheim.de alle Pressemitteilungen der Stadt sowie der umfangreiche Veranstaltungskalender zu finden, in dem alle Veranstaltungen der Stadtverwaltung, aber auch die der Vereine, Institutionen und Gruppen aus Viernheim aufgeführt sind.

Digital und sicher mit der Stadtverwaltung in Verbindung treten

Auch in Sachen Bewerbermanagement geht das Haupt- und Rechtsamt mittlerweile den digitalen Weg. Neben verschiedenen Online-Plattformen, je nach Berufsgruppe, können alle Stellenangebote der Stadtverwaltung zentral über den Link jobs.viernheim.de abgerufen werden. Haas: „Vorteil ist, dass über das Online-Portal gleichzeitig alle Bewerbungsunterlagen komplett digital eingereicht werden können, auch bei Initiativbewerbungen.“ Im Sinne der Nachhaltigkeit fallen so auch die Portokosten für die Bewerbenden und die Verwaltung weg. Zudem vereinfache sich für die zuständigen Mitarbeitenden die Gegenüberstellung der Daten aller Bewerbenden, die früher händisch erfasst werden mussten.

Auch die Kommunikation mit den Bewerbenden erfolge so schneller und transparenter, da automatische Mitteilungen wie Eingangsbestätigung, Einladung zum Vorstellungsgespräch und weitere Benachrichtigungen über das System versendet und nachgelieferte Dokumente dem Bewerberprofil automatisch korrekt zugeordnet werden könnten.

Was das Thema Sicherheit bei elektronischen Prozessen angeht, kommuniziert die Stadtverwaltung mittlerweile mit anderen Behörden, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und Gerichten sicher über das „Netz des Bundes“ sowie das „Besondere elektronische Behördenpostfach“, berichtet Philipp Haas, „denn eine klassische E-Mail ist kein sicheres Kommunikationsmittel und sollte in sensiblen Bereichen nicht eingesetzt werden.“ Bürgerinnen und Bürger sollen zukünftig über die DE-Mail mit der Stadtverwaltung kommunizieren können. Falls keine DE-Mail vorhanden sei, könne der Mailverkehr per „SX-MailCrypt“ einfach verschlüsselt werden. Genauere Informationen zu den unterschiedlichen Verfahren sind direkt auf der städtischen Homepage unter dem Suchbegriff „Elektronische Kommunikation“ abrufbar.