Stadtverwaltung informiert zum Umsetzungsstand des Onlinezugangsgesetzes

Viernheim (Stadt Viernheim) – Mit nur wenigen Klicks online bestellen, Geld über eine App überweisen oder Anträge digital an die Krankenkasse weiterreichen. Das wünschen sich die Bürger auch von einer serviceorientierten Verwaltung. Seit über zehn Jahren stellt die Stadtverwaltung bereits etliche Dienstleistungen im Internet zur Verfügung, die für viele Bürgerinnen und Bürger oft der kürzere Weg zum Amt sind. Und es kommen noch weitere dazu. Denn im Rahmen des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen, kurz Onlinezugangsgesetz (OZG) genannt, wurden ursprünglich alle deutschen Behörden bis Ende 2022 verpflichtet, ihre Verwaltungsdienstleistungen auch elektronisch anzubieten. 47 Prozent konnte die Stadtverwaltung bereits umsetzen, weitere 23 Prozent befinden sich derzeit in der Umsetzung.

 

Nun informiert die Stadtverwaltung den Magistrat in seiner Sitzung Ende Januar mit einer Vorlage über den Umsetzungsstand in Sachen Digitalisierungsvorhaben, die auch den Mitgliedern des Haupt- und Finanzausschusssitzung am 2. Februar 2023 vorgelegt werden soll.

 

Zu Beginn des Prozesses des im Jahr 2017 in Kraft getretenen Onlinezugangsgesetzes wurden bundesweit 575 Verwaltungsdienstleistungen definiert, die es zu digitalisieren und anzubieten gilt. Im sogenannten OZG-Umsetzungskatalog für Hessen stehen 488 Dienstleistungen, für die die Kommunen zuständig sind.

 

Eine wichtige Rolle hierbei nimmt die ekom21 ein, das größte kommunale IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen und Lösungspartner der Städte, Gemeinden und Kreise unter anderem bei der Verwaltungsdigitalisierung und dem Onlinezugangsgesetz. Sie schafft durch ihre Digitalisierungsplattform „Civento“ und der Entwicklung der erforderlichen Verwaltungsprozesse für Online-Anträge die flächendeckende Grundlage zur einheitlichen Nutzung. Das bedeutet, wenn ein Prozess als Civento-Prozess umgesetzt wurde, steht er damit allen anderen öffentlichen Stellen in Hessen zur Verfügung und kann, nach einer erforderlichen Anpassung an die Gegebenheiten vor Ort, genutzt werden.

 

 

Stadtverwaltung für 145 Dienstleistungen zuständig

Als wichtiger Schritt der OZG-Umsetzung hat das Hauptamt gemeinsam mit den Fachämtern überprüft, welche Dienstleistungen und Prozesse denn tatsächlich von der Viernheimer Stadtverwaltung erbracht werden. Diese Prüfung ergab, dass die Stadtverwaltung für insgesamt 145 Dienstleistungen zuständig ist, die nach dem OZG umzusetzen sind.

 

Mit Stand 07.12.2022 wurden von diesen 145 Dienstleistungen bereits 68 umgesetzt, wie zum Beispiel die Urkundenanforderung beim Standesamt sowie die An- und Abmeldung eines Hundes. Weitere 33, darunter die Anmeldung eines vorrübergehenden Gaststättengewerbes oder die Beantragung eines Parkausweises für Schwerbehinderte, befinden sich derzeit in der Umsetzung. Damit stehen noch 44 Prozesse aus. Bei diesen 44 Prozessen gibt es entweder noch keine Lösung über die Digitalisierungsplattform Civento, welche nachgenutzt werden könnte oder es macht aus fachlicher Sicht keinen Sinn, diese umzusetzen, weil die Dienstleistungen nur sehr selten oder nicht nachgefragt werden, wie zum Beispiel Gewerbelegitimationskarten, Genehmigung zum Betrieb von Krankentransporten oder Genehmigung zur Selbstnutzung, Leerstehenlassen und anderweitige Nutzung von gefördertem Wohnraum.

 

Digitalisierung auf allen Seiten

Doch nicht nur die Bürger sollen von den digitalen Angeboten im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes profitieren. Ziel der Verwaltung ist auch die vereinfachte digitale Weiterverarbeitung innerhalb der Ämter zu ermöglichen, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Daher wurden im Rahmen der Digitalisierung bereits Arbeitsabläufe und Prozesse optimiert, wie zum Beispiel der digitale Abruf von Gesetz- und Verkündungsblättern, die sichere digitale Kommunikation mit anderen Behörden über das „besondere Behördenpostfach“ sowie ein Unterweisungsprogramm (z.B. zum Arbeits- und Datenschutz) für die Beschäftigten, die Anschaffung einer Stellenbewertungssoftware sowie die Einführung der digitalen Abwicklung des Rechnungswesens für die gesamte Verwaltung. Auch dem Thema „e-Akte“ nähert sich die Verwaltung immer mehr, nachdem die ekom21 ein entsprechendes Modul zur digitalen Schriftgutverwaltung geschaffen hat, mit dessen Nutzung in den ersten Bereichen begonnen wurde.

 

Ein gutes Beispiel für die Optimierung von Prozessen und die damit einhergehenden Effizienzsteigerungen auch innerhalb der Verwaltung ist die An- und Abmeldung eines Hundes. Bereits vor dem Beschluss des OZG konnten die Bürgerinnen und Bürger ihre Hunde über ein Online-Formular an- oder abmelden. Dieses ging dann digital als Dokument bei der Stadtverwaltung ein und wurde im Fachamt anschließend aber in Papierform bearbeitet und zusätzlich innerhalb der Verwaltung in die Steuerabteilung, Stadtkasse und das Ordnungsamt in Papierform weitergegeben. Durch die erfolgte Umstellung auf den Civento-Prozess werden nun alle beteiligten Stellen automatisch eingebunden sowie die eingegebenen Daten übernommen.

 

Neben den Prozessen, die nach OZG verpflichtend umzusetzen sind, gibt es in Viernheim auch zahlreiche weitere digitale Dienstleistungen, die rege genutzt werden, wie zum Beispiel der Mängelmelder AEM, das Bewerbungsportal oder die digitale Anhörung bei Verwarnungen/Bußgeldern.

 

Das Hauptamt prüft regelmäßig, ob es neue Dienstleistungen als Civento-Prozess gibt und setzt diese dann in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachämtern um. Die Stadtverwaltung ist jedoch davon abhängig, wann Prozesse entwickelt und freigegeben werden. Die vorhandenen Civento-Prozesse werden durch das zuständige Fachamt geprüft, bei Bedarf an die Viernheimer Verhältnisse angepasst und müssen dann zur Prüfung der ekom21 vorgelegt werden. Aufgrund der Anfragendichte zur Umsetzung der Prozesse ist die ekom21 zurzeit überlastet, sodass es regelmäßig zu langen Wartezeiten auf Rückmeldungen oder Freigaben kommt.

 

In diesem Zusammenhang macht Bürgermeister Matthias Baaß darauf aufmerksam, dass der Gesetzgeber für bestimmte Dienstleistungen nach wie vor eine digitale Abwicklung ausdrücklich nicht zulässt. Dies betrifft unter anderem die am häufigsten nachgefragten Dienstleistungen, wie das Ausstellen eines Personalausweises. Hier ist nach wie vor das persönliche Erscheinen im Bürgerbüro gesetzliche Pflicht. Für die Terminwahl im Bürgerbüro steht auf www.viernheim.de den Bürgerinnen und Bürgern die entsprechende Software zur Verfügung.