Dokumenten-Management-System wird Schritt für Schritt bei einzelnen Abteilungen der Kreisverwaltung eingeführt

Freuen sich über die Einführung der elektronischen Akte und der digitalen Post im Ausländeramt des Kreises Bergstraße: (v.r.n.l.): Dirk Baransky, Landrat Christian Engelhardt, Maria Helmke und der hauptamtliche Kreisbeigeordnete Karsten Krug.
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Kreis Bergstraße (KB) –  Das Ausländeramt des Kreises Bergstraße nutzt seit September elektronische Akten und digitale Post. Dem waren umfangreiche Vorbereitungsarbeiten, Schulungen und Testläufe vorangegangen. Nunmehr werden alle Posteingänge, die in Papierform eingehen, zentral bei der Poststelle gescannt und elektronisch an die verschiedenen Teams beim Ausländer- und Migrationsamt weitergeleitet. Außerdem beginnt auch die Verscannung der entsprechenden Akten. Dabei handelt es sich um circa 30.000 Akten, die sukzessive von internem Personal verarbeitet werden. Die Ausländerbehörde geht dabei von rund 3.000.000 Seiten aus, die digitalisiert werden müssen. Mitte August wurde bereits die E-Post (elektronische Post) eingeführt, die die Postlaufzeit von Schreiben der Ausländerbehörde erheblich verkürzt hat und damit deutliche Vorteile bringt.

Durch die Einführung der elektronischen Akte und der digitalen Post werden bestehende Arbeitsprozesse erleichtert und verbessert. Die Posteingänge können schneller, aber auch direkter zugeordnet werden. Interne Arbeitsabläufe wurden zum Teil schon angepasst und sollen sukzessive modernisiert werden. Ein Vorteil einer elektronischen Akte ist, dass die Mitarbeiter direkt auf die Akte zugreifen können. Zudem werden die papierlosen Vorgänge sofort nach Eingang dem entsprechenden Fall zugeordnet. Fällt ein Mitarbeitender aus, kann der Vertreter künftig schnell auf die Posteingänge beziehungsweise den Fall zugreifen, was bisher nicht immer möglich war. Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten, haben direkten Zugriff auf die Akte und können ihre Arbeit künftig von zu Hause aus erledigen, was bisher nur in Einzelfällen möglich war. Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie deutliche Pluspunkte.

„Mit dem Startschuss beginnt ein weiterer wichtiger Schritt bei der Digitalisierung des Ausländer- und Migrationsamtes als Teil einer zukunftsorientierten und modernen Verwaltung“, so Landrat Christian Engelhardt. „Damit wollen wir nicht nur den Kunden die Behördengänge erleichtern und die Bearbeitungszeit verkürzen, sondern wir wollen als Kreisverwaltung auch ein moderner, attraktiver Arbeitgeber sein.“

Das Land Hessen hat zur Unterstützung der Ausländerbehörden ein Förderprogramm aufgelegt und stellt unter bestimmten Voraussetzungen Fördergelder zum Zwecke der Digitalisierung der Ausländerakten zur Verfügung. „Auch die Ausländerbehörde des Kreises Bergstraße hat nach der Beantragung Fördermittel in Höhe von 52.000 Euro erhalten“, freut sich der Kreisbeigeordnete und für die Ausländerbehörde zuständige Dezernent Karsten Krug. Das Ausländeramt habe einen hohen Aktenbestand, das mache die Digitalisierung der Akten zu einem großen Projekt aber schaffe neue Möglichkeiten für die Arbeit dieser Behörde.

„Die Digitalisierung der Kreisverwaltung spart nicht nur Bearbeitungszeit, Postwege und Papier. Sie ändert die Abläufe in der Behörde grundlegend. Viele Büros sind derzeit von Aktenschränken und Registern geprägt. Letztlich gewinnen wir sogar zusätzlichen Platz, wenn die ganzen Aktenarchive irgendwann der Vergangenheit angehören“, so Landrat Christian Engelhardt abschließend.